Octopus koppeling met je website laten maken in Vlaanderen

Een Octopus koppeling met een website is een technische integratie die factuur-, omzet- en klantdata automatisch laat stromen tussen het Belgische boekhoudpakket Octopus en een website, webshop of klantenportaal. Zo komen verkoopfacturen uit je webshop rechtstreeks in Octopus terecht, en kunnen klanten hun openstaande facturen en betaalhistoriek zelf raadplegen in een online zone, zonder manueel werk bij jou of je boekhouder.

DAS Media bouwt deze maatwerk koppelingen voor Vlaamse KMO's, zelfstandigen, vrije beroepen en vzw's die Octopus gebruiken als primaire boekhoudsoftware (vaak in de samenwerking tussen ondernemer en accountantskantoor) en die hun administratie willen digitaliseren zonder te migreren naar een ander pakket.

Waarom Octopus een unieke positie heeft in het Belgische landschap

Octopus onderscheidt zich op een paar fundamentele manieren van andere Belgische boekhoudpakketten en dat heeft directe impact op hoe je een website-koppeling opzet

De kenmerken die Octopus uniek maken:

1. Volledig Belgisch én marktleider in internetboekhouden: Octopus wordt ontwikkeld door Inaras NV (onderdeel van de Dekimo-groep) en heeft meer dan 30.000 bedrijven op het platform. Geen afhankelijkheid van Nederlandse of Amerikaanse softwareleveranciers.
2. Uitzonderlijk betaalbaar prijsmodel: Ondernemers gebruiken Octopus vanaf €10/maand, accountants werken gratis met het platform. Dit maakt het de standaardkeuze voor starters, vzw's, scholen en vrije beroepen, ... want de concurrent-pakketten vragen vaak €25 – €50/maand.
3. Open REST API met uitgebreid partner-ecosysteem: Octopus heeft bewust geïnvesteerd in een uitgebreide REST API en een gedocumenteerde partnerdirectory met tientallen standaardkoppelingen (CRM, ERP, webshops, kassa's, stockbeheer). Technisch is Octopus daardoor zeer API-vriendelijk.
4. Peppol-compliant: Octopus ondersteunt standaard e-facturatie via Peppol, zowel verzenden als ontvangen. Je bent meteen klaar voor de Belgische B2B e-facturatie-verplichting van 2026.

Wat dat voor jouw website-koppeling betekent: je werkt met een technisch volwassen, lokaal ondersteund, betaalbaar pakket dat bewust op integraties is gebouwd. Dat maakt Octopus-koppelingen doorgaans sneller en goedkoper dan koppelingen met on-premise-pakketten zoals Winbooks Classic.

Wanneer is een Octopus website-koppeling interessant voor jouw bedrijf?

Een Octopus-integratie levert concrete winst op zodra je factuur- of omzetstromen van een website of webshop naar de boekhouding wil automatiseren, zonder manuele tussenstap bij jou of je boekhouder.

Denk aan:

• Klantenportaal waar klanten hun openstaande facturen, betalingsstatus en historiek zelf raadplegen (24/7)
• Automatische factuurstroom van webshop of facturatiemodule → Octopus via UBL/Peppol of REST API
• Dagelijkse omzet-imports vanuit je webshop naar Octopus (als journaalposten met BTW-splitsing)
• Payment provider-integraties (Mollie, Stripe, Adyen) met automatische afpunting in Octopus
• B2B-portaal met openstaande orders voor dealers en grote klanten (kredietlimiet, vervallen facturen, online betalen)
• Leveranciersportaal voor aankoopfacturen die automatisch in Octopus belanden
• Accountantssamenwerking: je accountant werkt gratis mee aan hetzelfde dossier dat jouw website voedt
• Vzw- en scholen-administratie: ledenbijdragen, inschrijvingsgeld of schoolgeldenbeheer met automatische factuurflow

Octopus koppeling in West-Vlaanderen en Oost-Vlaanderen

Als webbureau gevestigd in Waregem werken we dagelijks voor Vlaamse KMO's uit West-Vlaanderen en Oost-Vlaanderen. Octopus is bijzonder sterk verankerd in Oost-Vlaanderen: het pakket is ontwikkeld vanuit de Dekimo-groep en heeft historisch veel grip op lokale Vlaamse accountants- en boekhoudkantoren. Voor KMO's in onze regio is er dus een grote kans dat hun boekhouder al met Octopus werkt.

Of je nu een zelfstandige bent in Kortrijk, een scale-up in Gent, een vzw in Brugge, een school in Dendermonde, een kleine productiefirma in Roeselare of een dienstverlener in Waregem: wij kennen de realiteit van Octopus-gebruik bij Vlaamse ondernemers, werken vlot samen met je accountantskantoor en zorgen dat onze website-integratie netjes aansluit op hun workflow.

Wat kan je website koppelen met Octopus?

Octopus heeft een open REST API en een actieve partnerdirectory. De belangrijkste datastromen voor website-integraties zijn:

Typische synchronisaties:

• Verkoopfacturen (website/webshop → Octopus, als UBL via Peppol of via REST API)
• Journaalposten/ omzet-imports (dagelijkse webshop omzet → Octopus, met BTW-splitsing)
• Aankoopfacturen (leveranciersportaal → Octopus via e-mail of API)
• Creditnota's (bidirectioneel)
• Klanten- en relatiebeheer (CRM-data → Octopus als relaties, met juiste BTW-nummers)
• Openstaande orders (Octopus → klantenportaal: facturen, vervaldata, saldi)
• Betaalstatussen (Octopus → website, "factuur betaald"-indicatoren)
• Payment provider-data (Mollie/Stripe/Adyen → Octopus als geautomatiseerde boekingen)
• UBL-facturatie via Peppol (zowel verzenden als ontvangen — standaard)
• Documenten (PDF-facturen, leveringsbonnen → Octopus als bijlage)

Voordelen voor je team, je klanten én je accountant

Facturen en omzet volledig geautomatiseerd

Geen manueel invoeren bij je accountant. Webshop-omzet stroomt dagelijks als journaalpost binnen, facturen komen via UBL of API binnen, alles met automatische BTW-codering.

Klanten vinden zelf hun facturen en betalen online

Openstaande orders, betaalhistoriek en factuur-PDF's in een klantenportaal. Gekoppeld aan Mollie of Stripe kunnen klanten direct online betalen; de betaalstatus komt netjes terug in Octopus.

Je accountant werkt gratis en samen met jou

Octopus laat accountants gratis inloggen op jouw dossier. Realtime samenwerking zonder heen-en-weer mailen van Excel-bestanden of gedeelde Dropboxes.

Peppol-compliant zonder extra moeite

Je bent klaar voor de Belgische B2B e-facturatie-verplichting van 2026. Geen apart Peppol access point nodig, Octopus regelt het.

Lokale Belgische leverancier

Support in het Nederlands, Belgische fiscale logica, directe lijn met Inaras NV. Geen servers in de VS of support via een tijdzone die niet met de jouwe overlapt.

Vergelijkingstabel: Octopus standaard integratie vs maatwerk Octopus-koppeling

De Octopus partnerdirectory biedt kant-en-klare integraties met CRM's, ERP's, kassasystemen, webshops en payment providers. Een maatwerk Octopus-koppeling wordt op maat gebouwd via de open REST API voor unieke websites, B2B-portalen, configurators of klantenzones die buiten de standaardcategorieën vallen.

Onze aanbeveling: gebruik de standaard-integraties uit de Octopus-partnerdirectory waar die netjes passen (Mollie, Stripe, populaire kassa's, standaardwebshops). Voor maatwerk websites, unieke B2B-portalen, configurators of klantenzones is een maatwerk Octopus-koppeling de logische keuze.

Veiligheid & betrouwbaarheid: zo bouwen we GDPR- en futureproof

Een boekhoudkoppeling bevat gevoelige data (facturen, betaalgegevens, klantinformatie). Octopus' REST API is goed gedocumenteerd, maar een correcte implementatie vraagt aandacht voor veiligheid.

Onze aanpak (technisch):

• Authenticatie via Octopus API tokens met beperkte scope per use case
• HTTPS + TLS 1.3 op alle API-calls
• UBL 2.1 + Peppol BIS Billing 3.0 compliance voor B2B-facturatie (Octopus doet dit standaard)
• Idempotency keys op factuurverzending: voorkomt dubbele facturen bij retries
• Queueing + retry bij tijdelijke onbeschikbaarheid van de Octopus API
• Audit logging: elke API-call gelogd met timestamp, user en status
• GDPR-by-design + AVG-compliant: data-minimalisatie, beperkte dataopslag in de middleware
• Compliance met Belgische e-facturatie-wetgeving (Peppol-verplichting B2B vanaf 2026), automatisch via Octopus
• Belgische data-residency: Octopus hanteert Europese servers conform AVG

Hoe verloopt een Octopus koppeling met je website?

1. Verkenning & analyse met jou én je accountant
   We brengen je Octopus-setup in kaart (abonnementsvorm, multi-dossier structuur, bestaande partner-integraties) en bepalen samen met je accountant welke flows geautomatiseerd moeten worden. Omdat de accountant gratis meewerkt in Octopus, zit die partij vaak mee aan tafel vanaf de start.
2. Functioneel plan & mapping

   Welke factuurvelden mappen naar welke Octopus-velden? Welke grootboekrekeningen, dagboeken en BTW-codes? Voor webshop-omzet: dagelijkse journaalpost of factuur-per-factuur? Welke klantreferenties koppelen we 1-op-1?

3. Ontwikkeling & testfase

   We bouwen de integratie modulair in Laravel TALL-stack. We testen op een Octopus-testomgeving of een geïsoleerd dossier bij je accountant met realistische scenario's (B2B, B2C, intracommunautair, verlegde BTW, vzw-regeling waar van toepassing).

4. Go-live & optimalisatie

   Na lancering monitoren we samen met je accountant of boekingen correct lopen. We finetunen herkenningsregels en breiden uit naar nieuwe flows (payment providers, multi-dossier, extra branche-pakketten).

Hoeveel kost een Octopus website-integratie?

De kostprijs van een Octopus website-integratie ligt lager dan bij volwaardige ERP-koppelingen (Odoo, Business Central, Exact Online, ... ) en in lijn met andere boekhoudkoppelingen (Winbooks, Yuki), omdat de scope beperkter is: puur boekhouding en factuur/omzet-stromen, geen voorraad of productdata.

Een belangrijk prijsvoordeel ten opzichte van andere boekhoudkoppelingen: omdat Octopus vanaf €10/maand werkt en accountants gratis meewerken, blijft de totale kost van eigendom (license + integratie) uitzonderlijk laag voor Belgische KMO's.

Tip: vaak combineren we een Octopus-koppeling met een ERP-koppeling (Odoo, Exact Online, BC, ...) wanneer de klant ook productdata en voorraad nodig heeft. Het ERP beheert dan de operationele data, Octopus de boekhouding. We stemmen beide in één coherente architectuur af.

We werken altijd met een voorafgaande analyse en een transparante offerte op maat.

Waarom DAS Media voor jouw Octopus website-koppeling?

DAS Media is een webbureau uit Waregem, West-Vlaanderen, gespecialiseerd in maatwerk ERP-, CRM- en boekhoudkoppelingen voor Vlaamse KMO's en zelfstandigen. Sinds 2009 bouwden we honderden integraties met zowel volwaardige ERP-systemen (Odoo, Microsoft Business Central, Exact Online, SAP, ... ) als met Belgische en Nederlandse boekhoudpakketten (Winbooks, Yuki, Exact Online).

Voor Octopus-projecten werken we graag samen met jouw accountantskantoor. Omdat accountants gratis in Octopus werken, is de samenwerking tussen webbureau, ondernemer en accountant hier bijzonder natuurlijk want ze zijn elke dag in het dossier actief. Wij focussen op de website-, webshop- en portaal-kant, de accountant op de boekhoudkundige logica binnen Octopus.

Onze klanten zijn voornamelijk scale-ups, zelfstandigen, kleine en middelgrote ondernemingen, vzw's en dienstverleners in West-Vlaanderen (Kortrijk, Roeselare, Brugge, Waregem) en Oost-Vlaanderen (Gent, Aalst, Dendermonde, Sint-Niklaas). We bouwen niet alleen de koppeling; we denken mee over de administratieve workflow tussen ondernemer en accountant.

Klaar om je website te koppelen met Octopus?

Wil je een Octopus koppeling voor je website, webshop of klantenportaal die de kracht van het Belgische marktleider-pakket benut, de samenwerking met je accountant vergemakkelijkt en je klanten een moderne selfservice-zone biedt?