Winbooks koppeling met je website laten maken in Vlaanderen
Een Winbooks website-koppeling is een maatwerk integratie tussen het Belgische boekhoudpakket Winbooks (On Web, Classic of Connect) en een website, webshop of online klantenportaal. Typische datastromen: klantgegevens, verkoopfacturen (UBL of CSV), aankoopfacturen, openstaande orders en betaalstatussen. Omdat Winbooks een boekhoudpakket is, geen volwaardig ERP, ligt de focus op factuurstromen en klantenzones, niet op voorraad of productsynchronisatie. DAS Media bouwt deze koppelingen vanuit Waregem voor Vlaamse KMO's.
In één oogopslag:
Belgisch pakket: Winbooks is marktleider bij Vlaamse accountantskantoren, sinds eind 2019 onderdeel van de Exact-groep (opereert zelfstandig)
Typische datastromen: verkoopfacturen (UBL), klanten, leveranciersfacturen, openstaande orders, betaalstatus
Regio: Vlaanderen, voornamelijk West-Vlaanderen & Oost-Vlaanderen (Waregem, Kortrijk, Roeselare, Brugge, Gent, Aalst, ...)
DAS Media: webbureau in Waregem, ERP- en boekhoudkoppelingen sinds 2009
Ontdek onze dienst websites met ERP-integratie.
Helemaal klaar voor je website met Winbooks koppeling? Contacteer ons.
Een Winbooks koppeling met een website is een technische integratie die factuur-, klant- en betaaldata automatisch laat stromen tussen het Belgische boekhoudpakket Winbooks en een website, webshop of klantenportaal. Zo komen facturen uit je webshop automatisch in Winbooks bij je accountant terecht, en kunnen klanten of dealers hun facturen en openstaande posten zelf raadplegen in een online portaal.
DAS Media bouwt deze maatwerk koppelingen voor Vlaamse KMO's die Winbooks gebruiken voor hun boekhouding, vaak in samenwerking met hun accountantskantoor, en die hun administratieve workflows willen automatiseren zonder te migreren naar een ander boekhoudpakket.
Belangrijk om te weten: Winbooks is een boekhoudpakket, geen ERP
Voor we technisch ingaan, één fundamenteel punt: Winbooks is boekhoudsoftware, geen volwaardig ERP. Dat heeft directe gevolgen voor wat een website-koppeling wel en niet kan.
Wat Winbooks wél doet:
- Dubbele boekhouding (aan- en verkoopdagboeken, diverse posten)
- BTW-aangiftes (Belgische en Luxemburgse wetgeving)
- Facturatie en klantenbeheer (basis)
- Bankafschriftverwerking via CODA
- Jaarrekeningen en fiscale aangiftes
- Samenwerking met accountantskantoren
Wat Winbooks niet of slechts beperkt doet:
Een Winbooks-koppeling gaat over factuurstromen en klantenzones, niet over webshop-productdata. Heb je een webshop nodig met voorraad en productbeheer? Dan heb je naast Winbooks ook een ERP of webshopsysteem nodig, en we koppelen beide. DAS Media bouwt vaak hybride setups: webshop + Winbooks voor de boekhouding, of webshop + ERP (Exact Online/Odoo/BC) met een aftakking naar Winbooks voor de accountant.
Wanneer is een Winbooks website-koppeling interessant voor jouw bedrijf?
Een Winbooks-integratie levert concrete winst op zodra je factuurstromen of klantenadministratie gedigitaliseerd wil hebben.
Denk aan:
- Klantenportaal waar klanten hun openstaande facturen, betalingsstatus en historiek kunnen raadplegen (24/7)
- Automatische factuurstroom van webshop of facturatiemodule naar Winbooks (via UBL Peppol of CSV)
- Automatische verwerking van aankoopfacturen via een portaal voor leveranciers
- Betaalportaal waar klanten openstaande facturen online kunnen vereffenen (met statusupdate in Winbooks)
- Accountants-samenwerkingsportaal waar je accountant facturen, documenten en CODA-bestanden synchroon ziet
- Dealer-portaal met openstaande orders voor B2B-klanten (kredietlimiet, vervallen facturen)
Winbooks koppeling in West-Vlaanderen en Oost-Vlaanderen
Als webbureau gevestigd in Waregem werken we dagelijks voor Vlaamse KMO's uit West-Vlaanderen en Oost-Vlaanderen. Winbooks heeft in onze regio een sterke verankering: veruit de meeste Vlaamse accountantskantoren gebruiken Winbooks als hun primaire boekhoudtool. Dat betekent dat je boekhouder hoogstwaarschijnlijk al met Winbooks werkt en dat een integratie tussen jouw website en Winbooks de administratieve samenwerking met je accountant drastisch verlicht.
Of je nu een productiebedrijf bent in Kortrijk, een groothandel in Roeselare, een dienstverlener in Brugge of een KMO in Gent: wij kennen realiteit van Winbooks-gebruik bij Vlaamse KMO's, werken vlot samen met je accountantskantoor, en zorgen dat onze website-integratie netjes aansluit op hun workflow.
Wat kan je website koppelen met Winbooks?
De Winbooks API en de UBL-standaard ondersteunen een specifieke set datastromen. Omdat Winbooks geen voorraad of productcatalogus bevat, ligt de focus op administratie.
Typische synchronisaties:
- Verkoopfacturen (vanuit website of webshop → Winbooks, meestal als UBL 2.1)
- Aankoopfacturen (vanuit leveranciersportaal → Winbooks)
- Creditnota's (bidirectioneel, afhankelijk van workflow)
- Klanten / leveranciers (CRM-data naar boekhouding, met relatiecodes)
- Openstaande orders (Winbooks → klantenportaal: facturen, vervaldata, saldo)
- Betaalstatussen (Winbooks → website, voor "factuur betaald"-status)
- CODA-bestanden (bankafschriften, vaak via derden zoals Codabox)
- Dossier-synchronisatie (accountantssamenwerking)
Beperkingen van de Winbooks API (eerlijk is eerlijk):
- Geen voorraad-synchronisatie, want Winbooks heeft geen voorraadmodule
- Geen productcatalogus-synchronisatie, want geen product-entity in Winbooks
- PDF-export van facturen via API is beperkt (soms niet mogelijk, afhankelijk van API-versie)
- Geen real-time webhooks in de klassieke zin, sync gebeurt meestal periodiek
Voordelen voor je team, je klanten én je accountant
Factuurstroom volledig geautomatiseerd
Geen manuele re-encoding bij je accountant. Facturen uit je webshop of facturatietool komen rechtstreeks in Winbooks terecht, klaar om geboekt te worden.
Klanten vinden zelf hun facturen
In het klantenportaal zien klanten en dealers hun openstaande posten, betaalhistoriek en factuur-PDF's. Minder telefoontjes naar je klantendienst.
Je accountant is gelukkig
Winbooks is dé tool van Vlaamse accountantskantoren. Door netjes in Winbooks te leveren, werk je in de taal van je boekhouder. Samenwerking wordt efficiënter.
Conform Belgische e-facturatie-wetgeving
Vanaf 2026 wordt UBL-facturatie via Peppol verplicht voor B2B-facturen in België. Onze koppelingen gebruiken Peppol-compatibele UBL 2.1 standaard.
Vergelijkingstabel: standaard UBL-export vs maatwerk Winbooks-koppeling
Een standaard UBL-export stuurt factuurbestanden in UBL-formaat naar Winbooks via Peppol of handmatige upload. Een maatwerk Winbooks-koppeling bouwt een tweerichtingsverkeer tussen website en Winbooks: facturen gaan binnen, openstaande posten komen buiten, alles zichtbaar in een klantenportaal.
Criterium | Standaard UBL-export | Maatwerk Winbooks-koppeling (DAS Media) |
|---|---|---|
| Type integratie | Eenrichtingsverkeer: website/tool → Winbooks | Tweerichtingsverkeer + klantenportaal |
| Geschikt voor | Basic facturatie, kleine volumes | B2B-portalen, klantenzones, openstaande-posten overzicht |
| Factuurverzending | UBL-export via Peppol | UBL + CSV + API |
| Openstaande orders zichtbaar voor klant | Nee | Ja |
| Betaalstatus op website | Nee | Ja |
| Factuur-PDF in klantenportaal | Nee | Ja (indien Winbooks API dit toelaat) |
| CRM-koppeling (klanten pushen) | Nee | Ja |
| Eigendom van de code | Afhankelijk van de tool | Laravel TALL-stack, in eigen beheer |
| Support | Peppol-leverancier | Rechtstreekse lijn met DAS Media in Waregem |
Onze aanbeveling: een standaard UBL-export via Peppol volstaat voor basale factuurverzending. Voor B2B-klantenportalen met openstaande orders, betaalstatus en selfservice is een maatwerk Winbooks-koppeling de betere keuze.
Veiligheid & betrouwbaarheid: zo bouwen we GDPR- en futureproof
Een boekhoudkoppeling bevat gevoelige data (facturen, betaalstatus, klantgegevens). Veiligheid en data-minimalisatie zijn daarom cruciaal.
Onze aanpak (technisch):
- Authenticatie via Winbooks API keys of OAuth-tokens (On Web), met tokens rotatie
- HTTPS + TLS 1.3 op alle API-calls
- IP whitelisting op de Winbooks API-zijde waar mogelijk
- UBL 2.1 + Peppol BIS Billing 3.0 compliance voor B2B-facturatie
- Idempotency keys op factuurverzending: voorkomt dubbele facturen bij retries
- Queueing + retry bij tijdelijke onbeschikbaarheid van de Winbooks API
- Audit logging: elke factuurverzending gelogd met timestamp, user, status
- GDPR-by-design: data-minimalisatie, beperkte dataopslag in de middleware, recht op vergetelheid
- Compliance met Belgische e-facturatie-wetgeving (Peppol-verplichting B2B vanaf 2026)
Hoe verloopt een Winbooks koppeling met je website?
- Verkenning & analyse met jou én je accountant
We brengen je Winbooks-variant (On Web / Classic / Connect), je facturatieworkflow en je samenwerking met de accountant in kaart. Vaak zit je accountant mee aan tafel want zij kennen de boekhoudregels en zijn vaak de bepalende partij in technische keuzes. - Functioneel plan & mapping
Welke factuurvelden mappen naar welke Winbooks-velden? Welke dagboeken worden gebruikt? Welke BTW-codes? Welke klantcodes synchroniseren we? Hoe gaan we om met creditnota's?
- Ontwikkeling & testfase
We bouwen de integratie modulair in Laravel TALL-stack. We testen op een Winbooks-testomgeving of een testdossier bij je accountant, met realistische scenario's (B2B, B2C, intracommunautair, verlegde BTW).
- Go-live & optimalisatie
Na lancering blijven we verbeteren. We bewaken samen met je accountant of facturen correct binnenkomen en passen mapping aan waar nodig.
Hoeveel kost een Winbooks website-integratie?
De kostprijs van een Winbooks website-integratie ligt lager dan bij volwaardige ERP-koppelingen (zoals Odoo, Business Central of Exact Online), omdat de scope beperkter is: puur boekhouding en factuurstroom, geen voorraad of productdata.
Tip: vaak combineren we een Winbooks-koppeling met een ERP-koppeling (Odoo, Exact Online, BC, ...) wanneer de klant ook productdata en voorraad nodig heeft. In dat geval beheert het ERP de operationele data en levert Winbooks de boekhouding. We stemmen beide in één coherente architectuur af.
We werken altijd met een voorafgaande analyse en een transparante offerte op maat.
Waarom DAS Media voor jouw Winbooks website-koppeling?
DAS Media is een webbureau uit Waregem (West-Vlaanderen) gespecialiseerd in maatwerk ERP-, CRM- en boekhoudkoppelingen voor Vlaamse KMO's. Sinds 2009 bouwden we al honderden integraties met zowel volwaardige ERP-systemen (Odoo, Microsoft Business Central, Exact Online, SAP) als met Belgische boekhoudpakketten.
Voor Winbooks-projecten werken we graag samen met jouw accountantskantoor. Zij kennen Winbooks van binnen en van buiten, weten welke dagboeken en BTW-codes gebruikt worden, en zijn vaak de eindgebruiker van de koppeling. De beste resultaten krijgen we wanneer accountant, ondernemer en DAS Media samen aan tafel zitten vanaf de analysefase.
Onze klanten zijn voornamelijk productiebedrijven, groothandels en B2B-dienstverleners in West-Vlaanderen (Kortrijk, Roeselare, Brugge, Waregem) en Oost-Vlaanderen (Gent, Aalst, Dendermonde). We bouwen niet alleen de koppeling: we denken ook mee over de administratieve workflow tussen ondernemer en accountant.
Technologie en basisplatform
De keuze van onze TALL-stack
Wij ontwikkelen op het Opensource Framework Laravel in een TALL-stack. De TALL-stack bestaat uit Tailwind CSS, Alpine.js, Laravel en Livewire en maakt het bouwen van moderne webapps sneller en efficiënter. Alles werkt vlot samen, waardoor de code overzichtelijk blijft en de ontwikkeling minder tijd kost. Voor de klant betekent dat een snellere oplevering, lagere kosten én een gebruiksvriendelijke, vlot werkende applicatie.
Het nut van het basisplatform
Binnen het framework werden modules en functionaliteiten ontwikkeld die voor vrij welk project en probleem uit onze ervaring terugkeren. Zo werd een solide basis ontwikkeld waar nog steeds ruimte is voor maatwerk om zo de pijnpunten van jouw probleem of vraag aan te pakken.
Het basissysteem is beschikbaar als gesloten of (half)open systeem. Dit wil zeggen dat het zowel voor B2C webshop als B2B bestelplatform beschikbaar is.
De basis in een notedop
Klanten
- Beheer van klanten en gebruikers
- Indelen van klanten in klantengroepen
- Klantafhankelijke prijzen
Producten
- Verrijking van SEO-data en extra productinfo
- Gevarieerde voorraadstatussen, leadtimes, ETA vermeldingen
- Groepering varianten op basis van één of meerdere kenmerken
- PIM-koppelingen
Verzenden
- Opbouwen van een verzendmatrix
- Verzendstatussen
- Leverritten systeem
- Koppelingen met koerierdiensten
Betalen
- Koppelbaar met verschillende Payment Providers (Mollie, MultiSafePay, Ingenico, ...)
- Klantafhankelijke betaalmogelijkheden
- Cadeaubonnen en kortingscodes
- Afpunten van betalingen op factuur
Front store
- Performante zoekfunctie en filtersysteem
- Content blokkensysteem
- Verschillende contentmodules zoals FAQ, blog, jobs, formulierbouwer, referenties, popups, ...
Intelligentie
- Koppeling met Deepl voor automatisch vertalingen
- Integratie met OpenAI of ChatGPT voor generatie van content en SEO-teksten voor producten en productcategorieën
- Aanleerbare en elastische zoekfunctie via tags of kenmerken
Veelgestelde vragen
-
Wat is een Winbooks koppeling met een website?
Een Winbooks website-koppeling is een technische integratie tussen het Belgische boekhoudpakket Winbooks en een website, webshop of klantenportaal. Typische toepassingen: automatische factuurverzending van website naar Winbooks, een klantenportaal met openstaande orders, of een leveranciersportaal voor aankoopfacturen. DAS Media bouwt deze koppelingen op maat voor Vlaamse KMO's.
-
Kan ik met Winbooks een volwaardige webshop bouwen?
Niet rechtstreeks. Winbooks is een boekhoudpakket, geen ERP met voorraad- of productbeheer. Voor een webshop heb je naast Winbooks ook een ERP of webshopsysteem nodig. DAS Media combineert vaak een webshop (met Odoo, Exact Online of Business Central voor de operationele data) met een Winbooks-koppeling voor de boekhouding richting je accountant.
-
Wat is het verschil tussen Winbooks Classic, Winbooks On Web en Winbooks Connect?
Winbooks Classic is de klassieke on-premise desktopversie zonder directe REST API: koppeling gebeurt via geëxporteerde bestanden. Winbooks On Web is de cloudversie met REST API, de meest API-vriendelijke variant. Winbooks Connect is de samenwerkingsversie tussen ondernemer en accountant, vaak gekoppeld via tussenlagen zoals Billit of Clearfacts.
-
Werken jullie samen met ons accountantskantoor?
Ja, en we raden het sterk aan. Wij bouwen de website en de koppelingslaag; jouw accountant kent de boekhoudkundige regels, BTW-structuur en dagboekconfiguratie van binnen en van buiten. De beste resultaten krijgen we wanneer accountant, ondernemer en DAS Media samen aan tafel zitten vanaf de analysefase. We werken vlot met Vlaamse accountantskantoren die al jaren Winbooks gebruiken.
-
Is UBL-facturatie via Peppol verplicht?
Ja, vanaf 2026 wordt UBL-facturatie via Peppol verplicht voor B2B-facturen in België. Alle koppelingen die DAS Media bouwt zijn Peppol BIS Billing 3.0 compliant en voldoen aan de Belgische e-facturatie-wetgeving.
-
Wat als Winbooks tijdelijk niet bereikbaar is?
Een professionele koppeling houdt rekening met onbeschikbaarheid van de Winbooks API (gepland onderhoud, API-updates, networkissues). DAS Media implementeert queueing, retry-mechanismen met exponential backoff en dead letter queues, zodat facturen niet verloren gaan. Logging en alerts zorgen ervoor dat jij of je accountant snel weet wat er speelt.
-
Kan ik openstaande facturen tonen aan mijn klanten?
Ja, mits Winbooks On Web. De API biedt toegang tot openstaande posten, vervaldata en saldo per klant. We bouwen een klantenportaal in Laravel waar je klanten of dealers hun openstaande facturen zien, kunnen downloaden (als de Winbooks API dit ondersteunt voor jouw versie) en eventueel online betalen.
-
Welke datastromen kan ik synchroniseren tussen mijn website en Winbooks?
Typische datastromen: verkoopfacturen (meestal als UBL 2.1 via Peppol), aankoopfacturen, creditnota's, klanten- en leverancierscodes, openstaande posten en betaalstatussen en dossier-synchronisatie richting je accountant. Wat niet mogelijk is: productcatalogus of voorraadsynchronisatie, Winbooks bevat die data niet.
-
Is een koppeling met Winbooks GDPR-conform?
Ja, mits correct gebouwd. DAS Media past GDPR-by-design toe: enkel de noodzakelijke factuurdata wordt gesynchroniseerd, we werken met API keys met beperkte scopes, en beperken dataopslag tot het minimum. Alle integraties voldoen aan de Belgische en Europese privacywetgeving.
-
Werkt DAS Media ook met andere Belgische boekhoudpakketten?
Ja. Naast Winbooks bouwen we ook koppelingen met andere boekhoudpakketten: Exact Online, Octopus, Yuki en andere. Vaak combineren we een ERP-koppeling (voor operationele data) met een boekhoudkoppeling (voor de administratie richting je accountant).
