Vereenvoudigen van de administratieve taken en optimaliseren van de workflow
Voor ProMove werd niet alleen een webshop met online betalingsmogelijkheden ontwikkeld, maar ook een CRM of beheertool waarmee ProMove alle kerntaken van het bedrijf kan uitvoeren:
- plannen en beheren van inschrijvingen en cursussen
- planning van en communicatie met instructeurs
- beheer van het wagenpark
- beheer van bestellingen en facturen
- genereren en valideren van kortings- en cadeaubonnen
- automatische uitreiking van attesten
- B2B-klanten module voor beheer van eigen inschrijvingen
Totaaloverzicht en goede zoekmotor voor de potentiële klant
ProMove biedt een ruim aanbod aan cursussen voor verschillende doelgroepen (automobilisten, motorrijders en interventiediensten). Daarenboven zijn de cursussen beschikbaar in meerdere talen én op verschillende locaties. Het was dus belangrijk om de bezoeker in één oogopslag een duidelijk overzicht te geven en hem of haar te leiden bij het inschrijven op een cursus.
Na het maken van de keuze van het type en programma, kan de bezoeker in het kalenderoverzicht verfijnen op datum en tijdstip, alsook locatie, taal en beschikbare plaatsen. Is er geen plaats meer? Dan biedt inschrijven op de geautomatiseerde wachtlijst een mogelijk oplossing.
Wanneer de beheerder terug een plaatsje vrijmaakt in de kalender, krijgen de wachtenden automatisch een e-mail om alsnog in te schrijven. En dat gebeurt op basis van het ‘first-come, first-served’ principe! Snel zijn is dus de boodschap.
Koppelingen voor automatisatie
Administratieve taken zoals aanmaken en verzenden van facturen, alsook automatiseren van betalingen zijn tegenwoordig geen overbodige luxe. Bij ProMove hoeft men hier alvast niet van wakker te liggen. Door middel van webservice-koppelingen werd de doorsteek geautomatiseerd naar het online betaalplatform en naar Teamleader voor de facturatie.
Planning van cursussen, instructeurs en leswagens
Via een overzichtelijke kalender kan zowel de beheerder als de instructeur de volledige of eigen planning raadplegen. Zo kan de beheerder makkelijk de dagelijkse taken en communicatie voeren, en heeft de instructeur een beeld van zijn of haar eigen dagplanning.
De beheerder kan verder de beschikbaarheid van cursussen, instructeurs en leswagens bekijken en beheren. Zo verloopt de flow gestroomlijnd en herleiden we de foutenmarge tot een minimum.
