Website
Van offerte tot ophaling: één ERP voor elk feest
Eland verhuurt meubels, decors en techniek voor events, uit een eigen atelier en magazijn. Wij bouwden het ERP dat de hele werking samenbrengt: offertes, planning, magazijn, transport, atelier en facturatie. Samen met de website, op één platform.
Eland
- Sector
- Eventverhuur
- Oplossing
- Webapplicatie (ERP), website
- Koppelingen
- Billit, Aucxis (RFID)
De uitdaging
Duizenden meubels en onderdelen, elk event anders. Beschikbaarheid, afmetingen, transport en facturen liepen via losse lijsten en veel manueel werk.
Onze aanpak
Eén ERP op maat, opgebouwd rond het project: van de eerste offerte tot de factuur, met planning, magazijn, transport en atelier eraan gekoppeld.
Het resultaat
Iedereen werkt met dezelfde, actuele gegevens. Van de verkoper tot de chauffeur en het atelier.
Eén systeem voor de hele werking
Eland tekent events uit, van bedrijfsfeest tot huwelijk. Het aanbod is groot: modulaire meubels, decors, verlichting en techniek, grotendeels uit het eigen atelier. Dat aanbod is hun sterkte, maar ook hun grootste uitdaging.
Want elk event raakt alles: wat er beschikbaar is op die dagen, wat er geverfd moet worden, welke wagen wanneer vertrekt, en wat er nadien gefactureerd wordt. Zonder één systeem betekent dat navragen, overtikken en fouten die pas op de werf blijken.
Het probleem
Beschikbaarheid nakijken was handwerk.
Welk meubel is vrij op welke dag, en in welke afmeting of combinatie? Dat zocht iemand uit, telkens opnieuw.
Elke afdeling had haar eigen lijst.
Verkoop, magazijn, transport en atelier werkten elk met hun eigen overzicht. Wat bij de ene veranderde, wist de andere niet.
Fouten bleken pas bij de levering.
Een ontbrekend onderdeel of een verkeerde kleur zag je pas op het event.
De aanpak
We bouwden het ERP rond het project. Elk onderdeel van de werking hangt eraan vast, zodat iedereen met dezelfde gegevens werkt.
-
Projecten en offertes
Het project als vertrekpunt. Offertes, orderbonnen en facturen hangen eraan vast, met de staffelprijs volgens de duur van het event.
-
Planning en beschikbaarheid
Een kalender over alle projecten heen, en per product zie je meteen of het vrij is.
-
Magazijn met RFID
Elk asset heeft een RFID-code en een vaste plek. Via de koppeling met Aucxis weet het systeem wat er in en uit het magazijn gaat.
-
Transport
Ladingen, containers en ritten met docks en CMR. Per rit staat wie verzamelde en wie controleerde.
-
Atelier
Lakopdrachten en technische opdrachten met een deadline die vastligt op de vertrekdatum.
-
Facturatie en rapportering
Facturen en creditnota's vertrekken via Billit. Een dashboard toont omzet per projecttype en welke onderdelen niet gebruikt worden.
De oplossing
Planning: elk project op één kalender
De projectkalender toont alle projecten over de dagen heen, van opbouw tot afbouw. Per product zie je meteen of het vrij is.
Een project in optie heeft een vervaldatum. Daarna wordt het vanzelf "onbeantwoord", zodat er geen materiaal geblokkeerd blijft.
Transport: van lading tot rit
Wat voor een project vertrekt, zit in ladingen en containers. De rittenplanning toont per rit het vertrek, de aankomst, de chauffeur, het dock en de CMR, en wie de lading verzamelde en controleerde.
Zo weet iedereen wat er de deur uit gaat, en wat er terug moet komen.
Atelier: verven op tijd voor vertrek
Eland personaliseert meubels in eigen huis. Elke lakopdracht hoort bij een container en een project, met de kleur, de plaats in het magazijn en een deadline die vastligt op de vertrekdatum.
Het atelier ziet in één scherm wat er klaar moet, en wat te laat dreigt te komen.
Magazijn: elk stuk op zijn plek
Elk asset heeft een RFID-code en een locatie in het magazijn. Via de koppeling met Aucxis registreert het systeem wat er in en uit gaat. Het dashboard toont de voorraad per magazijn en welke onderdelen buiten staan.
De website op hetzelfde platform
De website van Eland draait op dezelfde omgeving. Producten, packs, realisaties en moods komen rechtstreeks uit het ERP.
Met "Mijn Event" stellen eventplanners per zone hun inrichting samen: vloer, muur en plafond. Met de kleurkiezer geven ze een meubel hun eigen kleur, die het atelier daarna echt aanbrengt.
De resultaten
Eén bron
Verkoop, magazijn, transport en atelier werken met dezelfde gegevens.
Minder handwerk
Beschikbaarheid, staffelprijzen en facturen rekent het systeem.
Vroeger fouten zien
Wat ontbreekt of te laat dreigt, blijkt in het systeem en niet op het event.
Partners in party
Het aanbod en de vragen van Eland veranderen voortdurend, en het ERP verandert mee. Geregeld overlopen we samen wat er loopt. Omdat alles op maat gebouwd is, komen we snel tot een oplossing.
Met DAS Media hebben we al jaren een vlotte samenwerking. Knowhow en professionaliteit in overvloed, maar het is vooral voor hun reactiviteit, passie en toewijding dat we met hen in zee zijn gegaan!
Volgende case
