E-commerce
Eén webshop, elke medewerker zijn eigen regels
IB Office uit Kuurne levert kantoorbenodigdheden en kantoormeubilair aan bedrijven en organisaties. Wij bouwden de nieuwe versie van hun B2B-webshop, gekoppeld aan het ERP GenCom. Klanten bestellen er met hun eigen prijzen, en een verantwoordelijke bij de klant beheert zelf wie wat mag bestellen.
IB Office
- Sector
- Kantoorbenodigdheden en kantoorinrichting
- Oplossing
- Nieuwe versie van de B2B-webshop, met accountbeheer voor klanten
- Koppelingen
- GenCom ERP (elk uur, bestellingen elke 15 minuten)
De uitdaging
Bij veel klanten van IB Office bestellen meerdere mensen. Elke medewerker moet de juiste prijzen, het juiste assortiment en de juiste leveradressen zien, en een verantwoordelijke wil kunnen nakijken wat er besteld wordt. De webshop moest naar een nieuwe technische basis en een nieuw ontwerp, zonder dat de koppeling met GenCom stilviel.
Onze aanpak
Een nieuwe versie op ons huidige platform. Al het maatwerk ging mee: de synchronisatie met GenCom, het accountbeheer voor klanten, de goedkeuring van bestellingen en de zoekfunctie. Het ontwerp is volledig nieuw, ook op de gsm.
Het resultaat
Klanten bestellen en beheren hun eigen team in één omgeving, en elke bestelling komt vanzelf in GenCom. In september 2026 plaatsten meer dan 200 gebruikers van meer dan 150 klanten samen meer dan 330 bestellingen via de webshop.
Van winkel in Kuurne tot kantoorleverancier
IB Office begon in 1997 als kleine winkel in Kuurne en draagt sinds 2000 zijn huidige naam. Vandaag levert het kantoorbenodigdheden, catering- en hygiëneproducten en kantoormeubilair, met een eigen showroom aan de Brugsesteenweg. Na de overname van Basyn en Didero rijden de bestelwagens van IB Office van Kortrijk en Waregem tot in de regio Gent, Oudenaarde en Eeklo.
Veel klanten zijn bedrijven en organisaties waar meerdere mensen bestellen, vaak voor verschillende afdelingen en leveradressen. De webshop draaide al op ons platform, gekoppeld aan GenCom. Voor de nieuwe versie kreeg hij een nieuw ontwerp en een nieuwe technische basis, en ging al het maatwerk mee.
Het probleem
Veel bestellers per klant.
Bij één klant bestellen soms meer dan honderd medewerkers. Niet iedereen mag alles bestellen, en niet iedereen levert op hetzelfde adres.
Eigen prijzen en afspraken.
Prijsgroepen, prijsafspraken, promoties en staffels staan in GenCom. De webshop moet ze per klant juist tonen, voor meer dan 6.000 artikelen.
Vernieuwen zonder stilstand.
De webshop moest naar een nieuwe basis en een nieuw ontwerp. Klanten en IB Office mochten intussen niets missen van wat al werkte.
De aanpak
We vertrokken van wat de webshop al deed. Functioneel ging er niets verloren, de vorm en de techniek eronder zijn nieuw.
-
Het maatwerk in kaart
Prijzen, assortimenten, goedkeuringen, zoeken en de koppeling met GenCom: we legden vast wat er bestond, zodat het allemaal meeging.
-
Een nieuwe technische basis
De webshop verhuisde naar de nieuwste versie van ons platform, met een vernieuwd beheer voor IB Office.
-
Een nieuw ontwerp
Startpagina, productoverzicht, productpagina, winkelwagen, afrekenen en Mijn account kregen een nieuw ontwerp, ook op de gsm.
-
Accountbeheer mee vernieuwd
De schermen waarin een klant zijn medewerkers beheert en bestellingen goedkeurt, kregen dezelfde nieuwe vorm.
-
GenCom blijft de bron
De synchronisatie met GenCom ging ongewijzigd mee: artikelen, prijzen, voorraad, klanten en bestellingen.
-
Testen op een aparte omgeving
Een testomgeving met een eigen databank, zonder koppeling naar GenCom en zonder mails naar buiten. Zo kan alles nagekeken worden zonder dat er een bestelling vertrekt.
De oplossing
Eigen prijzen en voorraad, uit GenCom
Na het aanmelden ziet een klant de prijzen die voor hem gelden: zijn prijsgroep, zijn prijsafspraken en de lopende promoties, allemaal uit GenCom. Prijzen staan exclusief btw. Staffels staan als tegels op de productpagina, met erbij hoeveel stuks er nog nodig zijn voor de volgende prijs.
Ook de voorraad, de minimale bestelhoeveelheid en de verpakking komen uit GenCom. Wie papier bestelt, ziet meteen hoeveel pakken er op een volle pallet gaan. Een product met meerdere uitvoeringen, zoals een balpen in zes kleuren, bestelt de klant in één keer vanuit een tabel.
Eén product, de klant kiest de uitvoering
Het gekleurde papier van Clairefontaine bestaat in 43 kleuren, vier gewichten en twee formaten. In GenCom is elke combinatie een apart artikel, met een eigen artikelnummer, prijs en voorraad. In de webshop staan ze samen op één productpagina. De klant kiest het gewicht en het formaat met een knop, en de kleur met een bolletje.
Een groen stipje toont welke kleuren op voorraad zijn. Met de schakelaar "Enkel op voorraad" ziet de klant alleen die. Onder de bolletjes staat hoeveel kleuren er zijn in de gekozen combinatie: in A4 en 80 gram zijn dat er 38, waarvan 13 op voorraad. Wie meerdere kleuren nodig heeft, vult de aantallen in één lijst in en legt alles in één keer in de winkelwagen.
Welke artikelen bij elkaar horen, op welke kenmerken de klant kiest en in welke volgorde, legt IB Office vast in GenCom. De webshop neemt dat bij elke synchronisatie over. Een keuze die niet bestaat bij wat de klant al koos, staat in het grijs. Kiest de klant een ander gewicht of formaat, dan blijft de kleur zo veel mogelijk dezelfde.
Bij elke keuze toont de pagina meteen het juiste artikel: het artikelnummer, de prijs voor die klant en de voorraad passen zich aan. De prijs staat per pak, met de prijs per vel eronder. De staffels tonen wat een pak kost vanaf 5 en vanaf 25 pakken, met de korting erbij. In de winkelwagen en de bestelling staat precies dat artikel, en zo gaat het ook naar GenCom.
Zoeken en filteren zoals de klant denkt
De zoekfunctie kijkt verder dan de productnaam. Ze vindt een artikel op artikelnummer, barcode, de zoeknamen uit GenCom en de eigen artikelcode van de klant. Wie een volledig artikelnummer typt, springt meteen naar het product. Resultaten met het hele woord komen eerst, daarna de bestsellers.
IB Office kan zelf synoniemen toevoegen: in het beheer laadt het een Excel- of CSV-bestand op met per artikelnummer de woorden waarop het ook gevonden moet worden.
De filters in het productoverzicht, zoals kleur, merk en productlijn, worden opgebouwd uit de kenmerken in GenCom. Een filterwaarde zonder resultaten verdwijnt vanzelf. Daarnaast filtert de klant op promo, outlet, eco, bestseller en nieuw.
Accountbeheer: de klant beheert zijn eigen team
Een klant kan een accountbeheerder hebben: iemand die verantwoordelijk is voor de bestellingen van zijn collega's. IB Office duidt die persoon aan in het beheer. Daarna regelt de accountbeheerder alles zelf in de webshop, onder Accountbeheer.
Hij ziet in één overzicht welke bestellingen op zijn goedkeuring wachten en welke medewerkers er zijn. Per medewerker stelt hij een budget per bestelling in, zet hij de gebruiker actief of niet, en ziet hij hoeveel producten, limieten en adressen er gelden.
Per medewerker: assortiment, aantallen en adressen
De accountbeheerder bepaalt per medewerker wat die mag bestellen. Hij stelt een eigen assortiment samen door artikelen op te zoeken en toe te voegen. De medewerker bestelt dan alleen uit die lijst. Voor bepaalde producten legt hij een maximum aantal per bestelling vast.
Hij kiest ook naar welke leveradressen een medewerker mag laten leveren. Die keuze bepaalt meteen welke bestellingen en leveringen de medewerker te zien krijgt: alleen die van zijn eigen adressen.
Goedkeuren voor het naar GenCom gaat
Plaatst een medewerker een bestelling, dan gaat die nog niet naar IB Office. De accountbeheerder krijgt een mail en kijkt de bestelling na. Hij kan het leveradres of de referentie aanpassen en artikelen toevoegen. Daarna keurt hij goed of af.
Pas na de goedkeuring vertrekt de bestelling naar GenCom en krijgt de medewerker zijn bevestiging. Gaat het totaal van de winkelwagen boven het budget van de medewerker, dan kan hij niet afrekenen.
Elke bestelling terug te vinden, ook de offline
Onder Bestellingen ziet de klant al zijn bestellingen, met de status uit GenCom: open, gedeeltelijk geleverd of volledig geleverd. Daar staan ook de bestellingen die buiten de webshop binnenkwamen en die IB Office in GenCom invoerde. Onder Leveringen staan de leveringen zelf. Een vorige bestelling zet de klant met één klik opnieuw in zijn winkelwagen, of hij bewaart ze als bestellijst.
Werkt iemand voor meer dan één klant, dan wisselt hij tussen die klanten zonder opnieuw aan te melden. Per bestelling kiest de klant levering of afhalen, één levering of deelleveringen, en hij geeft een opmerking per regel mee. Een balk in de winkelwagen toont hoeveel er nog nodig is voor gratis levering.
Een nieuw ontwerp, rond het bestellen
Wie aanmeldt, komt op een startpagina met zijn laatste bestelling, zijn lijsten en zijn account binnen handbereik. Het menu Alle producten opent alle categorieën in één keer. Op de productpagina zoomt de klant in op de foto's, en bij het scrollen blijft een balk met de prijs en de bestelknop in beeld. De winkelwagen schuift open aan de zijkant, zodat de klant verder kan zoeken.
Technisch vernuft
Wat elk uur gebeurt
GenCom blijft de bron. Elk uur haalt de webshop op wat er sinds de vorige geslaagde synchronisatie veranderde: kenmerken, artikelen met hun prijzen en voorraad, klanten met hun contactpersonen en adressen, prijsafspraken, bestellingen en leveringen. Elke nacht volgt een inhaalronde over de voorbije 24 uur, ook voor voorraad en prijswijzigingen, en één keer per week een volledige synchronisatie.
In de andere richting gaat elke afgewerkte en goedgekeurde bestelling elke 15 minuten naar GenCom, met klantnummer, leveradres, referentie, leveringskost, de keuze voor afhalen of deellevering en de opmerkingen per regel. Foto's, documenten en lange productbeschrijvingen komen elk uur uit een aparte map en een Excel-bestand van IB Office.
Als er iets misgaat
Is GenCom niet bereikbaar, dan stopt de synchronisatie netjes en krijgt IB Office een mail. Omdat elke ronde vertrekt van de laatste geslaagde synchronisatie, haalt de volgende ronde in wat gemist werd. Mislukt één deel van de gegevens, dan loopt de rest door en slaat de webshop het opkuisen over, zodat er nooit artikelen of klanten verdwijnen door een halve download.
Lukt het doorsturen van een bestelling niet, dan probeert de webshop het een kwartier later opnieuw, zonder dat een bestelling twee keer kan vertrekken. Elke vraag aan GenCom wordt gelogd. Kiest een klant een leveradres dat nog niet in GenCom staat, dan krijgt IB Office een mail en zet het de bestelling zelf in GenCom. Bij de volgende synchronisatie staat ze met het nieuwe adres bij de klant.
Meer over hoe we koppelen met dit ERP lees je op onze pagina over GenCom.
De resultaten
Rechtstreeks in GenCom
In september 2026 plaatsten meer dan 200 gebruikers van meer dan 150 klanten meer dan 330 bestellingen via de webshop. Niemand moest ze overtikken.
De klant beheert zelf
13 accountbeheerders beheren samen meer dan 350 medewerkers. Voor meer dan 320 van hen is een eigen assortiment ingesteld.
Alles op één plek
Ook de meer dan 500 bestellingen die in dezelfde maand buiten de webshop binnenkwamen, staan bij de klant in zijn overzicht, met hun status uit GenCom.
Klaar voor de volgende bestelling
De klanten van IB Office bestellen zoals ze gewoon zijn, met hun eigen prijzen en binnen de afspraken van hun eigen organisatie. GenCom blijft de bron, de nieuwe webshop brengt het overzichtelijk bij elke medewerker.
Volgende case
