Wat is een ERP-systeem en wat koppel je aan je webshop?

Bijna elk bedrijf dat producten verkoopt aan andere bedrijven, werkt met een ERP-systeem. Daar zitten je artikelen, prijzen, voorraad, klanten en bestellingen. Wie daarnaast een webshop of B2B-bestelplatform heeft, merkt snel dat die twee met elkaar moeten praten. DAS Media bouwt sinds 2009 webshops, bestelplatformen en websites, gekoppeld aan het ERP van de klant. In dit artikel lees je wat een ERP-systeem is, welke gegevens je koppelt en waar je op let.

Wat is een ERP-systeem?

ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Het is de software waarin een bedrijf zijn kernprocessen beheert: artikelen en productdata, voorraad, klanten en hun prijsafspraken, bestellingen, leveringen en facturen. Het ERP is de bron van waarheid: wat daar staat, klopt.

Er zijn algemene pakketten zoals Exact Online, Microsoft Dynamics 365 Business Central, SAP en Odoo, en pakketten die gemaakt zijn voor één sector. Denk aan LISA voor voeding, CarFac en Automate voor voertuigen en onderdelen, Plenion voor bouw en techniek, en Midelco voor winkels.

Waarom je ERP koppelen aan je webshop?

Zonder koppeling tikt iemand bestellingen over, past iemand prijzen twee keer aan en loopt de voorraad online achter. Met een koppeling verdwijnt dat dubbele werk.

• Minder fouten door manuele invoer van bestellingen
• Automatische stockupdates
• Geen dubbele info te beheren
• Je klanten vinden zelf facturen, historiek en status, 24/7
• Verkopers of andere medewerkers raadplegen alle gegevens zonder ERP-toegang
• Extra productinfo voor SEO voeg je toe in het CMS, zonder je ERP te belasten

Welke gegevens gaan heen en weer?

Een goede koppeling draait rond de juiste datastromen. Die stemmen we af op je processen en je ERP-configuratie. Typisch zijn dit:

Van het ERP naar de website

• Artikelen en productdata: SKU, EAN, omschrijvingen, kenmerken
• Prijzen, kortingen en staffels, eventueel per klant
• Voorraad en beschikbaarheid, met leadtimes of ETA waar nodig
• Klanten en contactpersonen
• Facturen en creditnota's, voor een klantenportaal
• Betaal- en leverstatussen

Van de website naar het ERP

• Bestellingen, meteen en zonder overtikken
• Nieuwe of gewijzigde relaties
• Aanvragen, zoals offertevragen

Niet alles hoort in je ERP. Foto's, uitleg, filters en promoties voeg je toe in het beheer van de webshop. De basisgegevens blijven in het ERP.

Wat verschilt per sector?

Een koppeling is nooit alleen techniek. Ze moet passen bij hoe je klanten bestellen.

Voeding en vers

Een leverdag die echt kan, volgens rit, leadtime, weekend en feestdagen. Bestellen per vestiging, vaste bestellijsten en vertegenwoordigers die bestellen namens hun klanten. Lees hoe dat werkt met LISA ERP.

Voertuigen en onderdelen

Bij voertuigen en tweedehands onderdelen verandert het aanbod de hele dag. De website moet snel bijgewerkt worden, zodat een klant niet bestelt wat al weg is. Zie CarFac en Automate.

Bouw en techniek

Een groot assortiment met veel technische kenmerken, zoeken op artikelnummer of code, prijzen per klant of per project. Zie Plenion.

Winkel en webshop samen

Een product dat in de winkel verkocht wordt, verdwijnt online uit de stock. Zie Midelco.

Standaardconnector of maatwerk?

Voor veel ERP-pakketten bestaan kant-en-klare connectors, zoals de apps in de Exact App Store of Microsoft AppSource. Die zijn snel te installeren en geschikt voor standaard B2C-webshops op Shopify, WooCommerce of Magento.

Ze botsen wel vaak op de werkelijkheid van een B2B-bedrijf. Maatwerk is meestal de betere keuze als je:

• klantspecifieke prijzen, staffels of dealerafspraken hebt
• eigen velden of aanpassingen in je ERP gebruikt, die standaard connectors niet lezen
• voorraad per locatie of magazijn wil tonen
• geen standaard webshop hebt, maar een portaal, cataloog of configurator
• tweerichtingsverkeer nodig hebt: producten, voorraad, orders, facturen en relaties

Meer detail per systeem vind je bij Exact Online en Business Central.

Wat kost een ERP-koppeling?

Dat hangt af van het aantal datastromen, de complexiteit van je productstructuur en de B2B-regels die gelden. Een eenvoudige synchronisatie in één richting, bijvoorbeeld producten en prijzen naar een cataloguswebsite, is budgetvriendelijker dan een volledig B2B-portaal in twee richtingen. Eenvoudige integraties starten vanaf enkele duizenden euro. Complexe B2B-platformen met meerdere datastromen liggen eerder in de range van €15.000–€50.000+ en vragen doorgaans 2 tot 5 maanden ontwikkeling, inclusief testfase.

We werken altijd met een voorafgaande analyse en een transparante offerte op maat.

Met welke systemen koppelden we al?

LISA, CarFac, Automate, Plenion, Midelco, GenCom, DAVE, Exact Online, Business Central, Odoo, SAP, Teamleader, Zabun, en boekhoudpakketten zoals Yuki, Octopus, Winbooks en WinFakt. Staat jouw systeem er niet bij? Dankzij onze ervaring en de flexibiliteit van ons platform kunnen we steeds een koppeling bouwen.

Bestellingen die per mail, pdf of spraakbericht binnenkomen, kunnen via OrderAI ook automatisch in je ERP terechtkomen.

Je ERP koppelen aan je webshop of website?

Vertel ons met welk ERP je werkt en hoe je klanten vandaag bestellen. We bekijken samen wat een koppeling oplevert. Lees ook hoe we een webshop met ERP-integratie of een website met ERP- of CRM-koppeling bouwen.